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Allgemeine Informationen zu Aufbewahrungsfristen

 

Wenn die besinnlichen Feiertage zum Jahresende vorbei sind, wird die Urlaubszeit häufig dazu genutzt, aktuelle Rechnungen, Belege und Quittungen abzulegen. Oftmals werden dabei Schriftstücke vernichtet, weil sie nicht wichtig erscheinen. Doch nicht alles darf vernichtet werden.

Geschäftsbücher, Bilanzen, Inventare und sonstige zu führende Bücher müssen von Unternehmen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Erst ab 2013 gilt die geplante Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für wichtige Dokumente.
Ähnlich verhält es sich mit digitalen Aufzeichnungen - auch sie besitzen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
Lediglich sechs Jahre lang müssen hingegen empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe archiviert werden. Aktuell können daher sämtliche Aufzeichnungen und Bücher mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2002 entsorgt werden. Außerdem vernichtet werden können Inventare und Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2002 aufgestellt wurden. Buchungsbelege aus dem Jahre 2002 können Unternehmen ebenfalls entsorgen. Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie Durchschriften von abgesandten Geschäftsbriefen gilt: Alle bis zum 31. Dezember 2006 oder früher abgesandte Dokumente können entsorgt werden.